Buscar este blog

Cargando...

miércoles, 9 de marzo de 2011

Guía para Computarizar Su Sistema Contable

Guía para Computarizar Su Sistema Contable
Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento que los necesitan. Planificar e adoptar un sistema de contabilidad computarizado eficiente podría parecer una tarea muy difícil y compleja para cualquier administrador. La intención de esta Guía es ayudarle a considerar algunos de los factores relevantes para tomar la decisión de computarizar o modernizar su sistema contable.
La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión de sistemas contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado simple. A menudo este sistema computarizado incluirá una mezcla de varios sistemas o programas que ingresan datos en hojas de cálculo o bases de datos. Las mejoras del equipo y el software de computación facilitan más que nunca la transición de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo a la implementación de un sistema computarizado, o la modernización de un sistema existente. Los costos bajos de las computadoras y del software también han logrado reducir el costo financiero que se requiere para realizar este cambio.
Esta guía está dirigida a los administradores que están considerando si deben o no computarizar sus sistemas contables, o que están en el proceso de preparación o implementación de una decisión previa con miras a computarizarlo. También podría ser útil para los administradores que están evaluando las necesidades de sus programas en lo que respecta a los sistemas contables computarizados, haciendo recomendaciones a sus oficinas regionales o centrales con respecto a la tecnología, o implantando nuevos sistemas automatizados o versiones nuevas del sistema contable.
La guía proporciona una visión panorámica de todas las fases de la automatización o modernización de un sistema contable, desde la toma de la decisión de computarizar, hasta la preparación para la computarización y la implementación de un proyecto de computarización, y toma como punto central un paso clave dentro de este proceso: la selección y adquisición del software. La guía proporciona también una lista de preguntas para ayudarle a identificar los problemas que tienen sus sistemas actuales y comprender si la computarización resolverá estos problemas o no. También proporciona una herramienta que le ayudará a evaluar los paquetes de programas así como a los vendedores de software y comprender en qué manera podrían cubrir o no sus necesidades.
Los autores de este suplemento son Amos Kimunya, Paul Fishstein y Natalie Gaul. Amos Kimunya es el Director de Matrix Development Consultants en Nairobi, Kenia. El ha trabajado con organizaciones no gubernamentales (ONG) en Kenia, Nigeria, Tanzania y en el Reino Unido en temas de administración financiera, sistemas financieros y autosuficiencia. Paul Fishstein y Natalie Gaul son Oficiales Principales del proyecto FPMD de Management Sciences for Health. Paul Fishstein ha trabajado con las ONG en Asia y Europa del este en el tema de la autosuficiencia, y es co-líder del grupo de administración financiera de MSH. Natalie Gaul ha trabajado con las ONG y organizaciones del sector público en Asia, el Caribe y Europa del este en el tema de sistemas contables, administración financiera y operativa y administración de proyectos. Los autores y editores desean expresar su agradecimiento a Cheryl Davis Ivey, Directora Ejecutiva de la National Reproductive Health Board [Junta Directiva Nacional de Salud Reproductiva] en Kingston, Jamaica por la revisión de esta edición y sus sugerencias.
Toma de Decisión de Computarizar
La decisión de automatizar su sistema contable generalmente depende de su necesidad de contar con datos exactos, consistentes y oportunos en una diversidad de formatos para rendición de informes. ¿Tiene ya un buen sistema manual? ¿Se ha dado cuenta que el personal contable emplea demasiado tiempo en llenar las planillas manualmente? ¿Está frustrado porque no puede probar nuevas alternativas de costos empleando información nueva? ¿Demoran los donantes los desembolsos de fondos debido al retraso de su organización en la presentación de informes? Si usted respondió "si" a cualquiera de estas preguntas, su organización se podría beneficiar de la computarización o modernización de su sistema contable.
Examen de los Beneficios de la Computarización
La automatización de su sistema contable puede traer consigo muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visión panorámica rápida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.
Examen de la Computarización:
Necesidades y Beneficios
Necesidades
de los
Administradores
Beneficios de un Sistema Computarizado
Los administradores requieren información oportuna y exacta para tomar decisiones
  • El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza los datos que no se adecuan a los criterios establecidos
     
  • Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente
     
  • Los procesos tediosos de registro se automatizan
     
  • Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando se solicitan
     
  • Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información ad hoc
     
  • El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos
Los administradores deben identificar y resolver problemas
  • Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad, como la recaudación lenta de las cuentas por cobrar, la disminución de las ventas o las necesidades de dinero en efectivo
     
  • Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente cuando ocurren cambios en el personal
Los administradores deben observar los datos a partir de una diversidad de perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas
  • Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por proveedor, por ítem comprado, por unidad, o por período de tiempo
     
  • El sistema puede generar informes que comparen los datos por período, como por ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a las tendencias, como el crecimiento o las bajas
     
  • La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los administradores controlar los gastos en comparación con los ítems presupuestados, seguir con atención los saldos de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos de caja
     
  • Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los administradores financieros como los administradores del programa
     
  • Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad
     
  • Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más coordinada y más consistente y pueden compartir la información entre los diversos centros de costos
Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendición de informes y proporcionar información financiera en los formatos solicitados por sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor jerarquía
  • Los formatos para la rendición de informes pueden ser modificados simplemente presionando un botón o haciendo clic con un ratón
     
  • Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayoría de los informes pueden ser impresos cuando se solicitan
     
  • El personal puede hacer consultas a través del Internet referentes a los datos en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia rápida y fácilmente
     
  • Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad con los requisitos estatutarios y de los donantes a través de informes como el estado de ganancias y pérdidas, el balance general, el balance de comprobación y los informes de los donantes hechos a la medida de cada uno de ellos
     
  • Los requisitos de rendición de informes son satisfechos mas rápidamente, con menor esfuerzo
     
  • Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las transacciones, como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para suministrar este tipo de información y documentación durante una auditoría
Los administradores deben ser más eficientes, es decir que deben hacer más con menos recursos
  • Permite que una organización maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga las necesidades de rendiciones de informes más complejas con menor cantidad de personal
     
  • Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología basada en el sistema Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean compatibles y utilizados para varias aplicaciones
     
  • Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relación con los costos
Antes de tomar una decisión con respecto a la computarización, usted debe contar con un sistema contable sólido y eficaz. La computarización de un sistema deficiente no lo mejorará por arte de magia. El cuadro anterior presentó algunas de las razones "correctas" para computarizar su sistema contable. El siguiente cuadro proporciona algunas de las razonas "equivocadas".
Razones "Equivocadas" para Computarizar Su Sistema Contable

  • "Todos han ingresado a la era de la computación… es lo que está de última moda."
     
  • "Nuestras cuentas son un verdadero desastre… deberíamos computarizarlas y organizarnos."
     
  • "Nos acaban de donar computadoras… deberíamos utilizarlas."
     
  • "La oficina de finanzas es ineficiente… les toma demasiado tiempo hacer las cuentas."
     
  • "He visto un software nuevo anunciado en una revista… es lo último y ¡justo lo que necesitamos!"
Examen de los Límites y Peligros Latentes Potenciales
A pesar de que se pueden derivar muchos beneficios de la computarización de un sistema contable, usted debería considerar cuidadosamente qué es lo que un sistema computarizado puede hacer por usted y cómo le podría ayudar a procesar los datos para tomar decisiones. Considere lo siguiente:
  • Un sistema computarizado requiere de datos exactos y actualizados. Simplemente por el hecho que su sistema esté computarizado esto no significa que esté actualizado y libre de errores. Usted debería actualizar y verificar sus datos regularmente.
  • Las computadoras no pueden resolver los problemas de su sistema contable. Un sistema computarizado, por sí solo, no puede conciliar sus libros, mejorar la estructura de su organización, mejorar su eficiencia financiera, o mejorar la administración de su programa. No resolverá problemas como el del personal carente de aptitudes o de motivación, una capacidad administrativa deficiente, políticas operativas inapropiadas, o condiciones externas desfavorables. La computarización no mejorará un sistema contable problemático, pero sí puede mejorar un sistema que funciona bien.
  • Computarizar su sistema contable podría requerir de nuevas aptitudes a nivel de su organización. Es posible que necesite contratar personal nuevo o capacitar al personal existente. Podría ser necesario que reorganice su departamento contable, despida a algunas personas o contrate nuevos administradores. Es muy probable que el personal se resista a estos cambios. Usted debe invertir tiempo y recursos para orientar al personal y explicarle la necesidad y los beneficios del nuevo sistema con el objeto de evitar retrasos o fallas en la implementación.
  • La computarización implica riesgos. Su personal debe mantenerse alerta ante los ataques de virus y otras amenazas que podrían afectar la integridad de los datos. La confidencialidad de cierta información podría constituir un problema que debe considerar y el acceso a cierta información quizás deba limitarse a algunas personas específicas. Errores de ingreso de datos podrían dar como resultado cálculos inexactos y una representación inexacta de la posición financiera de su organización. Estar consciente de estos tipos de riesgos le ayudará a minimizarlos.
  • La computarización podría tener costos ocultos. Estos costos incluyen los gastos de adquisición de equipo periférico (lectores de discos "zip", impresoras adicionales) y los suministros necesarios (toner, tinta, papel). Los costos futuros incluyen la modernización de su sistema, la obtención de apoyo técnico y el almacenamiento de datos.
  • Computarizar todo su sistema de golpe podría ser ineficiente. Intentar automatizar todo de golpe podría dar como resultado un sistema difícil de manejar, no confiable, ineficiente y con un efecto desmoralizador sobre el personal. Un enfoque gradual podría funcionar mejor.
Tomar el tiempo y cuidado necesarios para considerar estos aspectos es una parte importante de la decisión de computarizar su sistema contable por primera vez o de modernizar su sistema actual. Una vez que haya tomado la decisión de computarizar o modernizar su sistema, podrá prepararse para este proceso. Una preparación cuidadosa puede reducir significativamente su necesidad de asistencia técnica externa y los costos generales de la computarización. También mejorará su habilidad para realizar cierto trabajo básico preparatorio a nivel interno y le ayudará a limitar las intervenciones de vendedores o contratistas a ocasiones en las que su intervención es crucial.
Preparación para la Computarización
Mientras se prepara para la computarización, debe plantearse ciertas preguntas con respecto a la capacidad de su organización, los sistemas existentes, los recursos humanos, el espacio físico, los recursos financieros y las necesidades de información. Muy frecuentemente, las conversaciones referentes a la computarización de un sistema contable se limitan simplemente a la selección del software. Esta visión estrecha no toma en cuenta muchos otros factores que pueden hacer que la computarización tenga éxito o fracase en cubrir las necesidades de su organización. Particularmente usted deseará evaluar sus necesidades administrativas y contables con respecto a un sistema computarizado, y si su organización está lista para la computarización.
La siguiente tabla proporciona una lista breve de preguntas con las que usted debería empezar para poder prepararse para la computarización.
Preguntas Clave que Debe Plantearse Cuando Se Prepare para la Computarización

¿Qué problemas comerciales o administrativos existentes podría resolver o minimizar la computarización?

¿Qué tipo de información necesita la organización del sistema contable computarizado para poder responder a interrogantes administrativas o de negocios y tomar decisiones administrativas?

¿Quién recibirá esta información y se beneficiará de la mayor disponibilidad y suministro oportuno de la misma? ¿Qué tipos de decisiones administrativas se podrán tomar con esta información?

¿Existe financiamiento disponible para la computarización? ¿Tiene límites su presupuesto? ¿Es que los requisitos impuestos por los donantes constituyen una barrera para la computarización? ¿Vale la pena incurrir en el costo de comprar, instalar y mantener el sistema computarizado simplemente para contar con información más oportuna y accesible?

¿Cuál es la capacidad actual de la tecnología informática de su organización, y puede ésta apoyar la computarización?
Evaluación de las Necesidades Administrativas y Contables
Al prepararse para la computarización, debería considerar las necesidades administrativas de la organización y lo que ésta desea de su sistema contable. Trabaje con otros administradores en su organización para responder a estas preguntas, tal vez en sesiones de lluvia de ideas o a través de entrevistas individuales o en grupo. Muchas organizaciones encuentran que es beneficioso contratar un asesor para que trabaje con un grupo de administradores con el objeto de determinar las necesidades de la organización. Un asesor podría estar en condiciones de ayudar a identificar las verdaderas causas de los problemas administrativos, incluyendo aquellos que no serán resueltos por el simple hecho de computarizar el sistema contable.
Cuando evalue sus necesidades, es especialmente importante contar con la participación de los administradores y del personal de toda la organización. Esto le ayudará a obtener información importante de sus clientes internos, que incluyen a todos los usuarios potenciales del sistema computarizado. Tomarse el tiempo en esta etapa para involucrar a una diversidad de usuarios y determinar qué es lo que ellos quieren y necesitan del sistema despertará el interés de ellos y su dedicación al proyecto de computarización. Es probable que también desee obtener las opiniones de los donantes más importantes, las agencias gubernamentales, los auditores externos, los clientes y los proveedores con respecto a cómo la computarización podría cubrir sus necesidades.
La tabla a continuación proporciona preguntas modelo para evaluar sus necesidades de computarización. Estas preguntas son ilustrativas y las respuestas serán distintas para cada organización en particular.


Preguntas Modelo para Evaluar las Necesidades de Computarización
¿Cómo contribuirá la computarización al logro de las metas de la organización?
¿Cuán compleja es la organización? La complejidad está relacionada con la magnitud del presupuesto, el volumen de transacciones mensuales y la cantidad de personal, donantes, monedas de curso legal que se emplean, lugares donde se prestan servicios, años fiscales y usuarios de la información contable.
¿Qué es lo que usted desea que su sistema contable haga?
  • Apoyar cotidianamente las tareas administrativas como el registro de los pacientes y la impresión de facturas
  • Registrar y reportar información contable
  • Registrar los tratamientos suministrados en forma gratuita
  • Administrar los bienes de consumo, los medicamentos y otros suministros
¿Qué desea saber sobre su sistema contable, y quién utilizará esta información?
  • ¿Qué tipo de información requiere?
  • ¿Qué tipos de informes se producirán?
  • ¿Quién examinará estos informes?
  • ¿Cuán frecuentemente se requieren estos informes?
  • ¿Qué decisiones le ayudarán a tomar estos informes?
¿Qué es lo que los administradores no están obteniendo del sistema actual, como ser un acceso rápido a información administrativa exacta y útil?
¿Cuáles son sus mayores preocupaciones? ¿Cuál es la mayor pérdida de tiempo en su sistema contable actual?
¿Cuenta la organización con una lista de cuentas adecuada para encarar esta complejidad? ¿Mejoraría la calidad de los informes o la información financiera con una lista de cuentas ampliada y revisada?
¿Qué impacto desea que tenga la computarización? ¿Desea que ésta reduzca el tiempo de análisis, aumente la velocidad del ingreso y procesamiento de los datos, aumente la exactitud de los mismos, mejore los controles, muestre tendencias, o mejore la administración de las adquisiciones y pagos? ¿Vale la pena incurrir los costos para adoptar el nuevo sistema si se considera su probable impacto?
¿Qué tipo de información se ingresará al sistema?
  • ¿Qué datos detallados se deberían ingresar al sistema computarizado?
  • ¿Qué datos se deberían ingresar solamente en forma resumida?
  • ¿Qué datos se deberían mantener en un sistema manual y no se deberían ingresar al sistema computarizado?
  • ¿Se deberían contratar los servicios externos de terceros para algunas partes del sistema computarizado, como las planillas de sueldos?
  • ¿Se computarizarán todas las oficinas y clínicas de la organización? ¿Estarán todas conectadas en red?
¿Se debería integrar el sistema contable con otros sistemas, como las planillas de sueldos y los inventarios de suministros? ¿Es esto necesario? Si así fuera, ¿cómo se vincularían los sistemas?
¿Podría resolver sus necesidades administrativas una ligera modernización de bajo costo del sistema actual?
¿Se han explorado otras soluciones posibles (por ejemplo, capacitación del personal, contratación de personal con diferentes aptitudes, modificación de los procedimientos operativos) para cubrir sus necesidades administrativas?
¿Se han identificado las necesidades actuales y futuras? (Este es un punto crítico; ¡muchas organizaciones invierten en un sistema que rápidamente deja de ser adecuado para sus necesidades!)
Evaluación del Estado de Preparación de Su Organización
Si usted decide que la computarización realmente podrá cubrir las necesidades administrativas y contables de su organización, formule las siguientes preguntas para ayudarle a identificar si su organización está preparada para la computarización. Para cada pregunta, la tabla sugiere varias acciones de seguimiento.


Evaluación del Estado de Preparación de Su Organización para la Computarización
Pregunta
Posibles Acciones de Seguimiento
¿Es que el personal gerencial de mayor jerarquía se ha comprometido a implementar la computarización del sistema contable y asegurarse que todo el personal clave tome parte en este proceso?
  • Celebre reuniones para informar al personal gerencial de mayor jerarquía con respecto a los planes
     
  • Discontinue el proyecto si el personal gerencial de mayor jerarquía no se compromete a adoptar el plan
¿Cuenta la organización con el personal capacitado requerido para implementar el sistema?
  • Evalue las aptitudes necesarias
     
  • Implemente un programa de capacitación con anterioridad a los cambios del sistema
     
  • Reclute personal que cuente con las aptitudes necesarias
¿Está preparado el personal para aceptar el nuevo sistema?
  • Informe al personal sobre los planes, explicándole los beneficios del mismo, tanto para el personal como para la organización en su integridad
     
  • De al personal la oportunidad de formular preguntas
     
  • En la medida necesaria, asegure al personal que no perderá sus puestos de trabajo
¿Está dispuesto el personal a dedicar su tiempo para capacitarse, y puede esta capacitación adecuarse a sus horarios de trabajo?
  • Desarrolle un plan de capacitación que incorpore la capacitación a los horarios de trabajo
     
  • Explique los beneficios para el desarrollo profesional
¿Ya se ha adoptado un sistema manual funcional aceptable?
  • Identifique puntos débiles en el sistema actual y fortalézcalo
     
  • Posponga la computarización hasta que se haya adoptado un sistema manual aceptable y funcional
     
  • Evalue si las mejoras han eliminado la necesidad de computarizar el sistema
¿Valoran y utilizan los administradores la información producida actualmente por el sistema manual?
  • Identifique las decisiones que los administradores pueden tomar con esta información
     
  • Lleve a cabo una capacitación sobre uso de la información
     
  • Realice una lluvia de ideas con los administradores con respecto a la información que estos necesitan
¿Cuenta con un presupuesto para la capacitación, mantenimiento, apoyo, bienes de consumo y mejoras de equipo de computación y software (incluyendo el costo inicial de los equipos?)
  • Desarrolle un presupuesto realista y comprensivo para todos los aspectos de la computarización e inclúyalo en el presupuesto anual
¿Ha identificado un centro de apoyo técnico local para el sistema?
  • Identifique y evalue el apoyo técnico a nivel local, si estuviera disponible
     
  • Si no hubiera apoyo técnico a nivel local, determine los procedimientos y costos necesarios para obtener dicho apoyo y decida si conviene seguir adelante con el proyecto
¿Hay otros sistemas de apoyo disponibles, adecuados y prácticos (teléfono, Internet, red de computación)?
  • Identifique las debilidades de los sistemas de comunicación y apoyo y desarrolle planes para remediarlas
¿Es confiable el suministro de energía eléctrica?
  • Asegúrese de la disponibilidad de un suministro de energía eléctrica adecuado así como un sistema generador de emergencia
¿Es la planta física adecuada para el sistema computarizado? ¿Hay fondos disponibles para realizar las mejoras necesarias?
  • Identifique qué es lo que falta, haga una estimación de los costos necesarios para adquirir lo que falta, y asegúrese que el presupuesto incluya los fondos suficientes para realizar las mejoras
Implementación de Su Proyecto de Computarización
Un proyecto de computarización debería contar con la participación de una amplia gama de integrantes del personal y afectar a muchos departamentos y niveles diferentes dentro de su organización. Usted debe formar un equipo del proyecto, determinar sus objetivos, celebrar reuniones regularmente, establecer los requisitos de rendición de informes, llevar a cabo una evaluación (incluyendo un análisis de costos), elaborar un presupuesto realista y desarrollar un cronograma susceptible de logro. La formación de un equipo, integrado por miembros de todas las áreas de la organización, es crucial para el éxito del proyecto. Esto reconoce el impacto que tendrá el proyecto sobre toda la organización y aumenta el grado de compromiso del personal con respecto al suministro de datos exactos y la utilización de los informes que generará el nuevo sistema.
Los siguientes pasos le ayudarán a implementar su proyecto de computarización:
  • Formar el equipo del proyecto;
  • Preparar los documentos que servirán de guía;
  • Examinar el sistema actual;
  • Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
  • Seleccionar y comprar el software;
  • Instalar los equipos de computación, los dispositivos y el software, e ingresar la información preliminar requerida;
  • Preparar y capacitar al personal;
  • Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.
El momento en que se tomen estos pasos dependerá del tamaño y complejidad de su organización. Un cronograma ilustrativo se presenta en el cuadro de la página XX.
Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos aspectos importantes referentes a la selección y compra del software para su proyecto de computarización: la definición de las necesidades de software y la evaluación del software y de los vendedores, a partir de la página XX.
Formación del Equipo del Proyecto
Usted debería seleccionar un administrador del proyecto para que supervise todo el proceso: la coordinación de las reuniones con los proveedores de equipos, los asesores y el personal, y el seguimiento y el informe al personal gerencial de mayor jerarquía con respecto al avance logrado. El equipo del proyecto debería incluir miembros clave del personal del departamento de contabilidad, así como personal y administradores del programa de otros departamentos que emplearán los informes producidos por el nuevo sistema. Asegúrese de incluir al personal financiero que trabajará con el sistema en forma cotidiana, y no solamente al personal administrativo de mayor jerarquía. Si su organización ya cuenta con un departamento de computación, asegúrese de incluir al administrador del sistema. También incluya a los asesores, voluntarios y otras personas que administrarán o dirigirán el proyecto. Formar un equipo al comenzar el proceso asegurará que estén representadas todas las perspectivas.
Preparación de los Documentos que Servirán de Guía
Invierta tiempo al inicio del proyecto para preparar documentos formales destinados a guiar el proceso de computarización. Tener estos documentos listos para que sean usados por el equipo al seguir los pasos de la implementación hará que el proceso sea más fluido en las etapas posteriores. Los documentos que servirán de guía deberían incluir:
  • Justificación de la necesidad de la compra;
  • Definición de objetivos;
  • Marco referencial para la revisión de los sistemas existentes;
  • Presupuesto;
  • Términos de referencia para el proveedor y los asesores, si se requiriese;
  • Cronograma, detallando al personal responsable de las diferentes tareas;
  • Plan de control y evaluación, incluyendo el seguimiento de los puntos de referencia y los indicadores de éxito.
Presupuesto. Asegúrese que el presupuesto sea comprensivo e incluya los recursos para la capacitación, suministros y reimpresión de formularios.
Cronograma. Al desarrollar el cronograma, fije plazos de tiempo susceptibles de cumplimiento, poniendo atención especial a ciertas tareas que dependen de la conclusión previa de otras tareas. Incluya el tiempo suficiente para realizar pruebas y modificar el sistema. La falta de cumplimiento de los plazos establecidos irreales podría afectar negativamente la moral del personal. Siempre que sea posible, evite implementar el proyecto en épocas de mucho trabajo, como el cierre de fin de año, para amortiguar el impacto del tiempo necesario para transferir los datos del sistema manual al computarizado.
Examen del Sistema Actual
Antes de tomar cualquier decisión con respecto a la implementación de un sistema nuevo, el equipo del proyecto debe realizar un examen exhaustivo de los procedimientos internos y la documentación actual de la organización, sobre los que se apoya el sistema contable computarizado. Usted se debe asegurar que los libros del sistema manual estén conciliados y que la información sea exacta. El equipo debe examinar:
  • Las necesidades del personal y de todos los usuarios finales;
  • Los procedimientos en todos los puntos de servicio y de ingreso de datos;
  • La lista de cuentas, la clasificación de las cuentas y los centros de costos;
  • Los diseños de informes y presupuestos;
  • Las estructuras de codificación para los diferentes ítems como medicamentos, suministros para la planificación familiar y actividades del proyecto;
  • Archivos maestros, como cuentas, costos, proveedores, vendedores y expedientes de los pacientes;
  • Mecanismos de control para el ingreso de datos, como formularios y listas de verificación.
Desarrollo de Propuestas para Efectuar Modificaciones
Basándose en los resultados del examen del sistema, el equipo del proyecto debe identificar las necesidades que no están cubiertas por el sistema actual y desarrollar propuestas para efectuar modificaciones que ayudarán a la organización a cubrir esas necesidades. Es importante documentar procedimientos y requerimientos antes de seleccionar un software nuevo. Como se indicó previamente, todos los miembros del personal cuyo trabajo estará afectado por el nuevo sistema deberían participar en la formulación de estas modificaciones. Este personal incluye a los usuarios primarios del sistema como el personal contable, así como los administradores del programa que utilizarán los informes financieros para tomar decisiones programáticas. Es posible que tenga que repetir varias veces los procedimientos antes de quedar satisfecho, pero éste es un tiempo muy bien invertido. Considere la celebración de una serie de reuniones ya sea de medio día o de un día completo en las cuales los representantes de todas las partes interesadas examinarán las modificaciones propuestas. Para este paso, el equipo debería:
  • Modificar los procedimientos y formularios financieros, de acuerdo a necesidad;
  • Examinar la lista de cuentas y el esquema de codificación relacionado con el mismo;
  • Diseñar los informes administrativos.
Selección y Compra del Software
Este paso incluye la determinación de sus necesidades de software, la evaluación de los módulos de software contable y la evaluación de los paquetes de software y de los vendedores.
Determinar las necesidades de software. Sus necesidades de software dependen de factores como el tamaño de su organización, el número y tipo de transacciones que deben ser ingresadas (como la cantidad de monedas con las que usted trabaja y el volumen de los servicios que usted está registrando), y sus requisitos de rendición de informes. Un buen vendedor debería estar en condiciones de ayudarlo en la determinación de estas necesidades. La respuesta del vendedor para ayudarle a identificar las necesidades de software constituye una parte importante del proceso de evaluación del vendedor. Por su propia cuenta o con la ayuda del vendedor, realice una investigación preliminar a través del Internet y en las revistas del rubro y otras publicaciones. Entrevístese con organizaciones y empresas de auditoría que han implementado un proyecto de computarización, y consúlteles con respecto a los nombres de los posibles vendedores. Cuando defina sus necesidades de software, debería:
  • Desarrollar especificaciones para el software y el apoyo técnico;
  • Evaluar si usted necesita software especializado para organizaciones sin fines de lucro.
Evaluar módulos de software contable. Los módulos de software contable siguen los módulos de un sistema contable típico. El software simple contiene todos los módulos en un solo paquete, en tanto que los paquetes más complejos los vende por separado, y usted compra e instala solamente los módulos que usted necesita. Al evaluar los módulos de software contable, usted debería:
  • Determinar que módulos de software contable cubren mejor sus necesidades;
  • Determinar si usted necesita un paquete simple o complejo.
Examen del software y de los vendedores disponibles. Cuando usted se ponga en contacto con los vendedores, pídales sus referencias y los nombres de sus clientes actuales. Solicite que los vendedores le hagan una demostración de los paquetes de software. Solicíteles que solamente hagan las demostraciones de cuatro a seis paquetes en total. Recuerde, por supuesto, que los vendedores seguramente van a estar interesados en vender sus propios productos. Efectúe un examen técnico de los paquetes de software, negocie los términos con el vendedor y compre el software. Cuando realice la evaluación del software y de los vendedores, deberá:
  • Desarrollar criterios de evaluación tanto para el software como para los vendedores;
  • Preparar una lista de preguntas a ser planteadas al vendedor;
  • Solicitar cotizaciones de los vendedores de software o de los asesores;
  • Seleccionar a los mejores candidatos para realizar un examen adicional;
  • Solicitar a los vendedores que hagan una demostración del software para el personal;
  • Efectuar una revisión técnica del software seleccionado, empleando criterios de evaluación;
  • Ponerse en contacto con las firmas y/o personas indicadas en las referencias y con los clientes actuales de los vendedores potenciales;
  • Seleccionar el software basándose en los criterios de evaluación;
  • Negociar los términos con el vendedor;
  • Comprar el software.
Estas tres últimas actividades se presentan en mayor detalle en la sección "Selección y Compra del Software", que comienza en la página XX.
Instalación de los Equipos y del Software e Ingreso de la Información Preliminar
La implementación de un proyecto de computarización puede llevar un año o más desde la instalación inicial hasta la transición gradual de los sistemas manuales o computarizados obsoletos. El vendedor del software puede prestarle asistencia en varios de los siguientes pasos:
  • Instalar los equipos, los dispositivos y otras mejoras tecnológicas de informática, si fuere necesario;
  • Instalar software adicional como el software para red de usuarios;
  • Instalar el software contable;
  • Ingresar los balances de apertura y otra información preliminar requerida, como la información referente a la organización, el vendedor y los clientes;
  • Hacer funcionar el sistema de computación en forma paralela con los sistemas existentes (como el sistema manual);
  • Corregir cualquier problema que pudiera existir con el software o los procedimientos de administración financiera;
  • Reducir el uso del sistema manual;
  • Eliminar gradualmente el sistema manual.
Instalar los equipos, los dispositivos y el software requiere de una preparación constante de los recursos humanos, incluyendo la capacitación del personal existente y, posiblemente, la contratación de personal nuevo. No espere hasta que el software esté instalado para iniciar la capacitación del personal que utilizará el software. La eliminación gradual de los sistemas antiguos podría funcionar mejor y con más celeridad si el personal adquiere confianza en el sistema computarizado nuevo antes de concluir la instalación del mismo. Es posible que desee evaluar el avance y reajustar periódicamente los cronogramas.
Preparación y Capacitación del Personal
A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos, dispositivos y software) durante la computarización y deja de lado la preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema para la toma de decisiones. Es crucial que su personal comprenda el sistema. Las sesiones de orientación iniciales y periódicas les ayudará a utilizar el sistema en forma efectiva y reducirá su nivel de ansiedad con respecto a los cambios que trae consigo el sistema nuevo. La capacitación se puede clasificar en las siguientes categorías amplias: capacitación general en computación, como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de cálculo; capacitación en el sistema contable específico; e informes, interpretación y toma de decisiones a nivel gerencial. Para este paso, la organización debería:

  • Proporcionar una sesión de capacitación u orientación preliminar con respecto al software antes de la implementación;
  • Contratar personal nuevo, como personal temporal para crear las bases de datos y para ingresar las transacciones previas;
  • Capacitar al personal existente;
  • Examinar los tipos de cargos, las descripciones, roles y responsabilidades de cada uno de ellos si fuere necesario;
  • Capacitar a un administrador de sistema en el mantenimiento del software, incluyendo mejoras, cambios en el sistema y archivos de respaldo;
  • Capacitar al personal contable en el uso de los módulos del sistema;
  • Capacitar al personal administrativo y del programa en la interpretación de los informes.
Control y Evaluación
Periódicamente compare el avance del proyecto con los puntos de referencia establecidos al inicio del proyecto para mantener al equipo del proyecto adecuadamente encaminado y mantener al personal informado y entusiasta con respecto a los cambios que se están implementando. Las reuniones periódicas proporcionarán una oportunidad para que el personal plantee cualquier duda sobre los aspectos relativos a la implementación, identifique los obstáculos y soluciones, y reasigne su tiempo y otros recursos de acuerdo a necesidad.
Esté consciente de que es posible que tenga que modificar su cronograma a medida que las condiciones cambian y que usted se familiariza más con lo que marcha bien y lo que marcha mal. Suministre a todos los interesados actualizaciones regulares para evitar sorpresas desagradables y para ayudar desarrollar entusiasmo con respecto a los logros y avances. Durante la evaluación final, examine sus indicadores originales de éxito para ver si se lograron, y si no hubiera sido así, determine la razón por la que no se lograron y tome nota de cualquier cambio que se hubiera hecho en el diseño original y por qué.
La siguiente gráfica de Gantt presenta un cronograma ilustrativo para la computarización de su sistema contable. Por favor note que algunos pasos y tareas podrían ocurrir concomitantemente.
Cronograma Ilustrativo para un Proyecto de Computarización Contable
Selección y Compra del Software
La selección y compra del software que usted utilizará para computarizar su sistema contable es la decisión más importante en el proceso de computarización. Usted necesita considerar cuidadosamente las características y la capacidad del software en relación con las necesidades de computarización de su organización. Necesita evaluar los módulos del software contable y determinar cuáles deberá instalar y utilizar. La evaluación de las opciones de software y de vendedores constituye otra parte importante de este proceso.

Ser cuidadoso y metódico en esta etapa mejorará sus posibilidades de conseguir un sistema contable computarizado eficaz y que cubra sus necesidades. Muchas organizaciones compran softwares más poderosos y complicados de lo que la organización requiere y puede manejar o solventar. Recuerde que es posible que el sistema no pueda hacer todo lo que los usuarios requieren sin que esto se torne demasiado complicado, requiera de mucho trabajo, o sea demasiado caro. Cuidadosamente sopese los deseos expresados por sus colegas y lo que su organización puede realmente implementar, utilizar y solventar.
Determinación de las Necesidades de Software
Sus necesidades de software dependen de diversos factores, como la cantidad de monedas de curso legal que su organización debe manejar y su necesidad de un sistema que pueda adecuar a la medida de sus necesidades. Los programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están generalmente diseñados para un solo usuario, como el administrador o el contador. Los programas más complejos están diseñados para las empresas de mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red local de gran magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red amplia. El número de empleados que trabajan en una organización no es un factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la necesidad es la complejidad de las actividades de la organización, como el número de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los métodos de adquisición. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks, DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software más complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.
Una guía para decidir si se debe comprar e instalar un paquete de software simple o complejo consiste en escoger el paquete más simple que cubra sus necesidades. Evite usar un sistema más grande o complicado que el requerido para cubrir sus necesidades. Cuando tome una decisión, debería considerar lo siguiente:
  • El número de transacciones o asientos contables que deben registrarse;
  • El número de personas que ingresarán y utilizarán los datos;
  • El número de monedas de curso legal;
  • Consideraciones referentes a la seguridad;
  • Métodos de adquisición y costos;
  • Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro.
Número de transacciones. A pesar de que los sistemas contables modernos generalmente no establecen límites con respecto al número de transacciones permitidas, los sistemas simples generalmente se volverán más lentos si tienen que manejar grandes volúmenes de datos. Estos funcionan mejor cuando manejan solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El término transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos contables. Usted puede determinar el número actual de transacciones de su organización a partir del sistema manual existente.) Tome en cuenta los incrementos futuros provenientes de expansión o nuevo financiamiento, que podría aumentar su necesidad de estar informado de la nueva información. También tome en cuenta la complejidad de las transacciones que está registrando. Por ejemplo, ¿carga una misma factura a varios proyectos, donantes, o cuentas del libro mayor? Un sistema complejo, desarrollado para bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar miles de transacciones por día sin volverse más lento.
Número de monedas de curso legal. Los programas simples generalmente pueden manejar solamente una moneda. Los programas más complejos normalmente permiten procesar transacciones en múltiples tipos de monedas. Estos incluyen una tabla de conversión de monedas que permite efectuar actualizaciones cada vez que ocurren cambios en las tasas de cambio, y pueden cambiar a una sola moneda, a opción del usuario, para la rendición de informes. Otra característica relacionada con el tipo de moneda podría ser asignaciones automáticas a "Ganancias (y Pérdidas) en base a la tasa de cambio". Algunos programas diseñados para manejar múltiples monedas en realidad solamente le permiten mantener una sola tasa de cambio para las diferentes monedas, y esto no es de mucha utilidad para la mayoría de las organizaciones.
Seguridad. Los programas simples pueden tener una contraseña para restringir el acceso al mismo, pero generalmente permitirán que el usuario modifique datos ingresados previamente. Aunque esto hace que estos programas sean útiles para las organizaciones que no están preocupadas por cuestiones de seguridad, podría constituir una gran desventaja para las organizaciones más grandes con personal contable múltiple. Los programas más complejos tienen más mecanismos de seguridad. El administrador puede restringir las tareas que cada usuario puede realizar. Por ejemplo, los empleados que ingresan datos y los asistentes financieros podrían estar autorizados para ingresar comprobantes y recibos, pero no para aumentar códigos nuevos o modificar los registros. En los sistemas más complejos, el ingreso y registro de datos normalmente es un proceso que se realiza en dos pasos, con controles en cada una de las etapas. Una vez registradas, las transacciones no pueden modificarse, excepto si se realizan ajustes en los diferentes asientos contables y el sistema crea extensas pistas de auditoría que muestran que usuario ingresó un asiento contable en particular y las modificaciones subsecuentes del mismo.
Métodos de compra y costos. Los programas simples normalmente se venden como un solo producto, y es posible que usted tenga que comprar un paquete separado para cada usuario. Los programas más complejos normalmente se venden por módulos, y el precio podría variar de acuerdo al número planificado de usuarios. Por ejemplo, un paquete para cinco usuarios que contiene los módulos del libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar podría costar cuatro veces más que el mismo paquete para un solo usuario. Un paquete para diez usuarios, con módulos para múltiples tipos de monedas, control de inventarios, adquisiciones y registro de activos fijos podría costar 20 veces más que un producto simple. Los módulos de software contable se presentan con mayor detalle en la siguiente sección denominada "Comprensión de los Módulos de Software Contable".
Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro. Algunos programas de software fueron desarrollados específicamente para las organizaciones sin fines de lucro. El punto fuerte de estos paquetes generalmente tiene que ver con la recepción de donativos, la contabilidad de fondos, y la rendición de informes a los donantes y generalmente permiten muchos niveles de subclasificaciones de cuentas. Por ejemplo, el software para organizaciones sin fines de lucro puede asignar un cierto cheque al código de cuenta para vehículos, al código de la subcuenta para un cierto tipo de vehículo, a una sucursal, y al donante que paga los vehículos.
La mayoría del software disponible en la actualidad fue desarrollado para empresas comerciales, pero los mejores programas pueden adaptarse a las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, no gubernamentales o de salud. Si su organización posee varias cuentas de donantes con requisitos específicos y usted debe realizar un seguimiento de los gastos por fuente de financiamiento o utilizar varios tipos de monedas, el software sin fines de lucro podría ser apropiado para sus necesidades.
Comprensión de los Módulos de Software Contable
Los módulos de software contable son similares a los módulos de un sistema contable típico. Los módulos más importantes del software contable son el administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor parte de los softwares de nivel medio o complejo cuenta con estos módulos separados, y usted puede comprar solamente los módulos que se adecuan a sus necesidades de computarización. La mayoría de los paquetes simples contienen todos los módulos que usted requiere en un solo paquete, y usted puede escoger los módulos que desea instalar y utilizar en su sistema.
Los módulos que usted instale dependerán de factores como el tamaño y la complejidad de su organización, el sistema financiero existente y la experiencia de su personal contable. Por ejemplo, muchas organizaciones contratan con firmas externas ciertas funciones contables como el pago de sueldos. Si usted decide contratar esta función con una empresa, probablemente no necesite el módulo de software para planillas de sueldos. Organizaciones pequeñas que tienen pocas transacciones para registrar puede que decidan ingresar manualmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en libros diarios y registrar solamente los resultados resumidos en un módulo de libro mayor cada mes. Para este fin solamente sería necesario instalar el módulo de software del libro mayor pero no los módulos de las cuentas por pagar o cuentas por cobrar. Su equipo deberá consultar con el personal del departamento de contabilidad y los auditores y examinar las normas legales cuando decidan qué módulos se computarizarán.
La instalación de módulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad de un sistema financiero computarizado. Piense en buscar asesoría de expertos para identificar sus necesidades con respecto a los diferentes módulos. Asegúrese de tomar en consideración el crecimiento futuro, y evalúe si estará en condiciones de modificar un paquete de software simplemente aumentando módulos adicionales en el futuro, si la organización crece o si usted necesita ampliar el sistema.
La tabla a continuación describe las funciones que realizan los módulos de software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Tome en cuenta que los nombres de los módulos podrían variar de un vendedor a otro, o que algunas funciones relacionadas podrían estar vinculadas en el mismo módulo.
Módulos de Software Contable y Sus Funciones
Módulo
Funciones
Administrador de sistema
  • Controla el sistema contable computarizado
  • Podría definir los archivos maestros, tablas de referencia, equipos, componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus ubicaciones
  • Podría controlar la creación de informes
Libro mayor (L/M)
  • Es el centro del sistema contable computarizado
  • Recibe información de otros módulos, como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o mensualmente
  • Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobación, el balance general y los estados de ganancias y pérdidas
  • Permite que los usuarios enmienden la información registrada previamente
  • Registra transacciones financieras que no están registradas en otros módulos
  • Crea presupuestos, que permiten que la organización se mantenga informada de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales
  • Crea pistas de auditoría detalladas
Lista de cuentas (submódulo de L/M)
  • A través del uso de una serie de códigos, identifica y describe los activos, ingresos, gastos y patrimonio que están siendo controlados por el sistema
  • Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema
  • Debe ser capaz de crear códigos del tamaño necesario para las diferentes cuentas y manejar la subcodificación a nivel departamental, de cada lugar, del proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario
Balance general (submódulo de L/M)
  • Informa sobre la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio
  • Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los presupuestos
  • Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los administradores
Balance de comprobación (submódulo de L/M)
  • Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la información que se ingresa está siendo registrada correctamente
  • En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y los gastos como números positivos (débitos) y el patrimonio, los ingresos y los pasivos como números negativos (créditos)
Cuentas por cobrar (C/C)
  • Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organización provenientes de las ventas a crédito, préstamos o donaciones prometidas
  • Generalmente es responsable de la facturación a los clientes
  • Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depósitos en las cuentas bancarias
  • Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes, incluyendo sus nombres y direcciones
  • Podría tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado, identificar la fuente y hacer notar durante cuanto tiempo no se ha cobrado la deuda
Actividades de punto de venta (submódulo de C/C)
  • Podría estar vinculado al inventario o a las C/C
  • Permite la actualización automática del inventario y las ventas cuando se realizan las ventas, a través del empleo de cajas registradoras computarizadas o lectores computarizados de códigos de barras
Cuentas por pagar (C/P)
  • Maneja la información referente al dinero adeudado a otros (compras a crédito o amortización de la deuda)
  • Podría tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a favor de los vendedores
  • Mantiene registros maestros, como la información de los vendedores
  • Debería ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago anticipado
  • Debería permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente
  • Permite que una organización reconozca los gastos y actualice los presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravámenes)
  • Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se desembolsa el dinero en efectivo)
Ordenes de compras
(submódulo de C/P)
  • Permite que la organización reconozca los productos que fueron pedidos, el precio acordado y su efecto sobre el presupuesto
  • Permite que la organización reconozca los costos cuando se emite una orden de compra y concilia las facturas con las órdenes de compra
  • Podría proporcionar las tasas de utilización de los suministros y bienes de consumo, indicar cuando se deben colocar los pedidos de los diferentes productos y establecer las cantidades de los pedidos mínimos y máximos
  • Podría actualizar automáticamente los archivos del inventario cuando se reciben los productos
Conciliaciones de cuentas bancarias (submódulo de C/P)
  • Prepara conciliaciones bancarias
  • Imprime una lista de los cheques girados por una organización y reconoce los cheques que han sido cobrados (Nota: menos útil cuando se utilizan transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegráficas para la mayoría de las transacciones)
Inventario
  • Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los productos
  • Reduce los inventarios en el momento de la venta
  • Podría vincularse con el sistema de órdenes de compra para mostrar los productos que fueron pedidos
  • Debería permitir el registro de las fechas de expiración de los bienes de consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos
  • Podría permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios físicos o cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daños sufridos o a su fecha de expiración
  • Podría tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a pedir los productos, en base al análisis de su utilización
Planilla de sueldos
  • Mantiene al día la información de los empleados, incluyendo los salarios pagados, los impuestos retenidos, los beneficios proporcionados, o los préstamos adeudados
  • Administra la información referente a los empleados, como nombres y direcciones
  • Podría tener la capacidad de imprimir los cheques correspondientes a los salarios y mantener los saldos de los salarios, retenciones y beneficios pagados de un año al otro
  • Podría hacer el seguimiento de los feriados, licencias y vacaciones
  • Podría o no tener la capacidad de satisfacer los requisitos legales correspondientes a las compensaciones de los empleados, como impuesto a los réditos y beneficios sociales
  • Podría manejarse mejor a través de paquetes agregados de terceros, vinculados con el paquete de software principal, o a través de fuentes externas
  • Si se emplean fuentes externas o se utiliza paquetes agregados, se requiere el establecimiento de políticas y procedimientos claros sobre como se deben ingresar los datos de la planilla de sueldos, de manera que se pueda seguir las reducciones de dinero en efectivo, los incrementos en las obligaciones impositivas y los gastos salariales
Activos Fijos
  • Realiza el seguimiento de información clave, como los costos, la fecha de la puesta en servicio, el propietario y la vida útil de los activos fijos (los equipos y bienes raíces con una vida útil superior a un año)
  • Podría también registrar números de modelo o de serie, ubicación, número de identificación de la etiqueta, garantía, e información referente al servicio y al vendedor
  • Debería ser capaz de procesar los costos de la depreciación de acuerdo con las reglas contables seguidas por la organización y expresar el valor de los activos menos la depreciación acumulada
Diversos módulos o agregados de terceros. Es posible que muchas ONG, clínicas u organizaciones sin fines de lucro necesiten manejar tareas especiales, como envíos masivos de correspondencia a los miembros, recaudaciones de fondos y administración de los donativos. Podría ser posible usar un software que pueda integrar estas actividades con el sistema financiero. Este tipo de adiciones puede ser costoso. Es probable que pueda manejar estas actividades a través de bases de datos o programas para procesar palabras.
Consideraciones finales con respecto a los módulos. Los nombres de los módulos de software contable individuales no son importantes. Algunos tipos de software podrían reunir las funciones de diversos módulos en uno solo. Su preocupación primordial es asegurarse que el sistema financiero de su organización esté manejando todas sus funciones. En su evaluación de los módulos de software, debería analizar la funcionalidad, el costo, la complejidad y la velocidad del software. Esto le ayudará a comparar los beneficios y costos de las diferentes opciones de software. Su meta es mantener su sistema lo más simple posible y al mismo tiempo cubrir sus necesidades actuales y potenciales. Los sistemas más complejos pueden aumentar el costo tanto de los equipos como de la capacitación, y a su vez aumentar el potencial de corrupción   de los datos.
Evaluación de las Opciones de Software y de Vendedores
Al seleccionar el software para computarizar su sistema contable, el equipo debería plantearse diversas preguntas referentes a los costos y los recursos humanos y otros recursos que serán necesarios para apoyar el sistema. El equipo también debería examinar el software y los vendedores disponibles.
Formulación de las Preguntas Correctas
Hay por lo menos siete preguntas que usted y su equipo deberían plantearse al evaluar sus necesidades de software y equipos. Estas incluyen:
  • ¿Deberíamos comprar el sistema o desarrollarlo nosotros mismos?
  • ¿Cuáles son los costos reales del sistema?
  • ¿Quién proporcionará los equipos requeridos?
  • ¿Quién proporcionará apoyo?
  • ¿Qué recursos humanos requieren el software y los equipos?
  • ¿Qué criterios adicionales deberíamos considerar?
¿Deberíamos comprar el sistema o desarrollarlo nosotros mismos? La consideración más importante para seleccionar el software consiste en decidir si se debe comprar un software hecho a la medida o un paquete de software disponible comercialmente. El software comercial podría cubrir sus necesidades y ser más eficiente en costo que el software diseñado a la medida de sus necesidades. El software comercial de marcas de prestigio generalmente viene con una garantía, y se puede actualizar y ampliar regularmente, además de contar con el apoyo técnico necesario y las sesiones de capacitación. Previamente la flexibilidad del software hecho a la medida constituía una buena táctica de venta, pero los paquetes más nuevos de software comercial son suficientemente flexibles para cubrir las necesidades de la mayoría de las organizaciones. Si usted realmente tiene requerimientos únicos, como un donante específico o requisitos de rendición de informes para el gobierno, probablemente podrá cumplirlos utilizando agregados de terceros o a través de vínculos con otros programas de bases de datos, hojas de cálculo o programas para procesar palabras que ya están siendo utilizados.
¿Cuáles son los costos reales del sistema? Algunos costos son obvios y otros no. Los costos obvios incluyen el precio de compra, la instalación y la capacitación del personal. Los costos ocultos incluyen las licencias, el mantenimiento, la adecuación del sistema a la medida de sus necesidades, la documentación nueva que debe ser ingresada, los costos de las actualizaciones futuras y los bienes de consumo. Asegúrese que los proveedores le proporcionen el cuadro completo de los costos y asegúrese de sumar sus costos organizacionales y de capacitación. Contáctese con los clientes actuales y recientes del vendedor y compare sus experiencias reales con las estimaciones provistas por el vendedor.
¿Tenemos los equipos de computación requeridos? Sus equipos de computación deberían ser capaces de hacer funcionar el software seleccionado, tanto en la actualidad como en el futuro. Considere planes futuros que su organización pudiera tener para conectar oficinas o clínicas. Para determinar sus requerimientos de equipos, considere los siguientes componentes:
  • Sistema de computación (CPU, monitor, teclado, ratón);
  • Dispositivos de almacenamiento de datos: (puerto para disquete zip, puerto para cinta magnética);
  • Suministro ininterrumpido de energía eléctrica y estabilizador de energía eléctrica;
  • Impresoras que aceptarán los tamaños de papel requeridos para las planillas, otros informes contables y cheques computarizados (si fuesen necesarios) y que funcionarán a la velocidad adecuada y con una buena calidad de impresión.
No limite su selección de software a un paquete que funcionará con los equipos que actualmente se encuentran disponibles en su organización. Sus necesidades podrían ser mayores de las que sus equipos actuales pueden manejar. Por ejemplo, el software que cubrirá sus necesidades podría requerir de mayor memoria o de un sistema operativo diferente al que posee sus equipos actualmente. Si fuese necesario, esté preparado para considerar la compra de computadoras nuevas para hacer funcionar el software nuevo.
¿Quién proporcionará apoyo? ¿Qué pasará si tiene problemas técnicos con el software o los equipos? Las estrategias de apoyo para los equipos y el software incluyen contar con personal entrenado a nivel interno, participación en grupos de usuarios, pago por apoyo técnico sobre la base de una tarifa por cada llamada, y firma de un contrato de mantenimiento. Investigue las opciones disponibles y evalúe sus beneficios relativos. El nivel y la calidad del apoyo técnico podrían variar de un vendedor a otro.
Actualmente, muchos vendedores de software proporcionan apoyo técnico ya sea por vía telefónica o a través del Internet. ¿Posee usted la infraestructura necesaria en su área para acceder a este tipo de apoyo técnico? Si usted requiere de apoyo técnico más intenso de un vendedor o asesor, asegúrese de incluir este ítem en su presupuesto para el proyecto de computarización. Proporcionar al personal un acceso adecuado a este apoyo técnico durante el arranque del proyecto le ahorrará dinero a largo plazo y reducirá los costos de corregir errores posteriormente.
¿Qué recursos humanos requieren el software y los equipos? Las organizaciones tienden a subestimar los requerimientos de recursos humanos para modernizar un sistema contable. Es probable que el personal más antiguo, que cuenta con capacitación y experiencia en los principios de contabilidad, no tenga la experiencia necesaria con los sistemas contables computarizados. Las necesidades de capacitación dependerán del personal disponible y de su nivel de experiencia. En algunos casos, es posible que usted necesite contratar personal adicional que posea las aptitudes necesarias. Podría ser necesario que reorganice su departamento de contabilidad o reasigne al personal. Para tomar una decisión con respecto al software, usted debería considerar si su organización está dispuesta a efectuar estos tipos de cambios o no.
¿Qué criterios adicionales deberíamos tomar en cuenta? Otras características son más subjetivas, y a menudo algunas de ellas son pasadas por alto. Idealmente, el software debería ser fácil de utilizar y entender para el usuario. El software nuevo de Windows ha mejorado la habilidad de los nuevos usuarios para aprender rápidamente los programas nuevos. Las características como las tablas de referencia, los mensajes en línea y los menús de fácil navegación mejoran la accesibilidad para el usuario del software. Otro criterio importante de selección es el vendedor. Probablemente usted establecerá una relación duradera con la empresa que le venderá el equipo y los programas. La habilidad del vendedor para proporcionarle un servicio completo de instalación y apoyo técnico para la implementación, capacitación y modernización del sistema aumenta significativamente el valor del software que ha seleccionado. Otras consideraciones referentes al vendedor incluyen su reputación, su capacidad de respuesta y su capacidad para proporcionar apoyo técnico. Usted debería tener el mismo cuidado al seleccionar al vendedor que al seleccionar el software.
Consideración del Software Disponible y los Vendedores
Una vez que el equipo haya definido los requisitos del sistema computarizado, debería evaluar la habilidad de los diferentes softwares para cubrir las necesidades del sistema. Asegúrese de identificar qué necesidades son cruciales. El software que no cubra estas necesidades cruciales no debería ser tomado en cuenta.
El vendedor es una parte importante de este proceso de evaluación. Al ponerse en contacto con los vendedores, esté preparado para informarles acerca de los requisitos cruciales de software de su sistema. Esto ayudará a los vendedores a ofrecerle sugerencias apropiadas de software o a decidir no participar en el proyecto.
A continuación encontrará una herramienta modelo para que usted la utilice con el fin de analizar las opciones de software y comparar los productos. Esta herramienta le ayudará a determinar si un paquete de software cubre los requerimientos mínimos o los requerimientos esenciales de su sistema. También le ayudará a determinar qué paquetes cubren el mayor número de necesidades y a comparar los costos y beneficios de cada uno de ellos. Tome nota que usted deberá utilizar un formulario para cada paquete de software que evalúe.
El formulario tiene seis columnas. En la columna de "Requerimientos Mínimos", el equipo debería anotar la capacidad que deberá tener el software y/o el vendedor. La claridad de estos requerimientos ayudará a los vendedores a comprender qué capacidad podría ser negociable o no. La columna de "Capacidades del Sistema" proporciona una lista comprensiva de diferentes capacidades del software y del vendedor. Las cuatro columnas de la derecha identifican la "Disponibilidad" de estas diferentes capacidades. Podrían encontrarse disponibles a través de una de las siguientes cuatro opciones:
  • Como parte del paquete básico de software;
  • Como módulo de software adicional del mismo vendedor;
  • Como adiciones de terceros, provistas por otro vendedor de software y utilizadas en conjunción con el software del vendedor principal;
  • A través de una modificación del código de programación del software, que adecua el software a sus especificaciones.
Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor
Nombre del Software __________________________
Nombre del Vendedor __________________________

Req
Min
Capacidades del Sistema
Disponibilidad
Paquete Básico
Adiciones del Vendedor
Adiciones de Terceros
Modificar el Software
Capacidad General
1. ¿Cuenta con la capacidad suficiente para múltiples usuarios, incluyendo acceso simultáneo?
2. ¿Está realmente programado para varios tipos de monedas?
3. ¿Se puede ampliar para cubrir las necesidades futuras de la organización?
4. ¿Puede manejar el número de transacciones de la organización?
5. ¿Su velocidad de ingreso y procesamiento de datos es aceptable?
6. ¿Es adaptable a los escenarios locales (por ejemplo, formatos de fecha/moneda)?
7. ¿Se pueden añadir módulos con el transcurso del tiempo?
8. ¿Funciona con el software básico de la organización?
Identificación de Cuentas
9. ¿Puede aceptar la estructura de codificación de su lista de cuentas?
10. ¿Puede aceptar las subclasificaciones/los análisis de sus cuentas?
11. ¿Número de cuentas y de subclasificaciones de las cuentas?
12. ¿Puede proporcionar análisis detallados por donantes, proyectos, clínicas, etc.?
Metodologías del Sistema
13. ¿Se registran los asientos contables inmediatamente en los libros de cuentas (menos seguridad), o se registran temporalmente en otro lugar y posteriormente se registran en grupos después de haberlas verificado (mayor seguridad)?
14. ¿Requiere que los asientos contables previos sean modificados a través de asientos contables de ajuste?
15. ¿Cuenta con una integridad referencial (es decir, si se modifica o elimina un asiento contable, esto afecta a todos los demás asientos contables relacionados con el mismo)?
16. ¿Cuenta con una herramienta para volver al paso anterior (es decir, si el sistema no logra completar una transacción compuesta, con más de una acción, la operación se revierte a la etapa en la que se encontraba antes de iniciar la transacción compuesta)?
17. ¿El sistema "cierra" los períodos contables y no permite modificaciones en los períodos cerrados excepto cuando se ajustan los asientos contables en el mes actual, o se mantiene "abierto" para cualquier modificación?

Integración con Otros Sistemas
18. ¿Puede importar datos contables de otros programas?
19. ¿Puede exportar datos contables a otros sistemas?
20. ¿Puede importar listas (por ejemplo, la lista de cuentas, las listas de los vendedores)?
21. ¿Puede exportar listas (por ejemplo, la lista de cuentas?)
22. ¿Puede vincularse con hojas de cálculo?
Interfaz del Usuario
23. ¿La interfaz es de fácil uso y amable para el usuario, tanto para contadores como para no contadores?
24. ¿Se puede programar la interfaz a la medida del usuario?
25. ¿Los menús son lógicos e intuitivos?
26. ¿Hay ayuda en el Internet?
27. ¿La ayuda es sensible al contexto?
28. ¿Tutor interactivo?
29. ¿Manual del sistema?
Rendición de Informes
30. ¿Se pueden ver los informes en pantalla?
31. ¿Se pueden imprimir los informes en archivos para exportar?
32. ¿Se puede ver el detalle de los diferentes ítems?
33. ¿Los informes estandarizados son útiles?
34. ¿Se pueden adecuar los informes a la medida del usuario (por ejemplo, cambiar las fechas del informe, divisiones, columnas)?
35. ¿Los informes pueden ser programados por el usuario?
36. ¿Se pueden suministrar informes basados en ciertas variables o criterios (por ejemplo, costos del seminario en una cierta área, costos totales de la Clínica A solamente)?

37. ¿Se puede hacer una presentación gráfica de ciertos informes, empleando gráficas de barras o gráficas de secciones?
38. ¿Se pueden adecuar los informes impresos a la medida de las necesidades (por ejemplo, estados de cuentas y facturas)?
Seguridad
39. ¿Cuenta con protección de acceso al sistema general a través del uso de contraseñas?
40. ¿Hay restricciones al uso de contraseñas para funciones específicas del sistema?
41. ¿Se crean pistas de auditoría?
Capacitación
42. ¿Se incluye suficiente capacitación en el costo del sistema?
43. ¿Hay un costo adicional de capacitación una vez terminada la instalación?
44. ¿La capacitación se adecua a la medida de sus necesidades para ser implementada en la organización?
45. ¿Se ofrece capacitación al personal administrativo para la interpretación de los informes?
Apoyo
46. ¿La documentación suministrada es suficiente y comprensible?
47. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible a través del teléfono?
48. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible en el sitio?
49. ¿Hay apoyo técnico disponible vía Internet?
50. ¿Se cobra una tarifa adicional por el apoyo?
Reputación del Vendedor y del Producto
51. ¿El sistema se usa actualmente en organizaciones similares?
52. Si es así, ¿las organizaciones están satisfechas?
53. ¿El producto salió al mercado hace por lo menos seis meses?
54. ¿Es probable que el vendedor se mantenga en el negocio durante los próximos cinco años?
55. ¿El representante del vendedor está familiarizado con el software?
56. ¿El vendedor tiene una buena reputación?
57. ¿Responde el vendedor a las preguntas y solicitudes de información o demostraciones?
58. ¿Posee el vendedor la capacidad y el personal necesarios para proporcionar apoyo técnico?
Licencias
59. ¿Está usted adquiriendo la titularidad del sistema (incluyendo la habilidad para modificar el código de origen y distribuir el sistema a otros sitios en su organización), o está usted comprando solamente un permiso para usar el sistema en una sola computadora?
60. ¿El proveedor está dispuesto a nombrar un agente o custodio para que mantenga el código de origen?
61. ¿Tiene que pagar usted una tarifa anual por la licencia para seguir usando el software?   
Hacer que el Software Trabaje para Usted
Una vez que haya analizado sus necesidades de computarización actuales y futuras, usted podrá identificar con mayor precisión los beneficios que busca y en qué forma la implementación de un proyecto de computarización puede ayudarle a lograr estas metas. El tratamiento de la computarización como un proyecto mediante la formación de un equipo del proyecto, la conducción de una evaluación comprensiva, la identificación de sus objetivos y actividades, la fijación de plazos de tiempo realistas, la producción de informes regulares, el desarrollo de un presupuesto completo y el establecimiento de indicadores de logros sensibles le permitirá lograr los resultados deseados con mayor facilidad.
Si usted desea que el proyecto de computarización le brinde los beneficios esperados, usted deberá:
  • Ser realista con respecto a lo que usted desea que el sistema haga. No exagere con la ingeniería del sistema. Un sistema que tiene una combinación de módulos manuales y computarizados podría cubrir mejor sus necesidades que un sistema totalmente computarizado. Similarmente, podría ser más fácil mantener algunos módulos contables computarizados separados, en lugar de crear un sistema automatizado que esté conectado ininterrumpidamente. Divida las tareas entre las computadoras y los seres humanos de acuerdo a lo que cada uno de ellos sepa o pueda hacer mejor.
  • Asegurarse que su sistema financiero básico esté en orden antes de computarizarlo. Automatizar un sistema de administración financiera deficiente no ofrece ningún beneficio y trae consigo muchas frustraciones. Preste atención a la documentación y los procedimientos de apoyo para asegurarse que los datos no procesados que ingresa a su sistema contable sean de alta calidad.
  • Solamente ingresar la información que necesita. Si las sucursales y clínicas mantienen sus propios registros contables, considere la posibilidad de ingresar solamente información resumida a nivel central. Solicitar que el personal recolecte e ingrese datos que usted no utilizará constituye una pérdida de tiempo y dinero y puede afectar negativamente la moral del personal.
  • Concentrarse en lo que usted quiere lograr con su sistema contable. Utilice la información y asegúrese que los administradores reciban informes de retroalimentación. Esto envía el mensaje de que usted habla en serio con respecto al sistema computarizado y que está comprometido con una buena administración. Cuando el personal sabe que alguien observará la información que está generando, se esforzará mucho más para asegurarse que la información sea correcta y oportuna.
  • En cada paso y punto de toma de decisiones, pensar en los recursos humanos—las personas—que utilizarán el sistema. Hacer que el personal participe en el proceso de computarización y proporcionar la capacitación necesaria a medida que ésta se requiera le ayudará a garantizar la existencia de una mano de obra motivada y un sistema que funcione de manera eficiente. Logre la participación de todas las partes involucradas en este proceso —no solamente de los contadores. Logre que todos se interesen en la administración y asuman responsabilidad por el éxito de la misma.

1 comentario:

  1. Ignacio, saludos cordiales
    Mi comentario: Todos los temas que mecionas en esta pàgina son importantes y nunca dejaran de serlos para todos los que nos agrada la contabilidad, precisamente porque hoy dìa se nos vuelve una exigencia debido al medio en que nos encontramos.
    Mi pregunta es, ¿como hacer para tener un software para contabilidad computarizada, si me pudieras contestar en este momento te agradecerìa muchisimo.

    ResponderEliminar

Puedes dejar tu comentario sobre algun tema de interes en especifico o darnos consejos para abrir otros de mucha importancia.